Met deze optie kunnen klanten zelf bepalen op welke datum en in welk tijdvak zij hun bestelling willen ontvangen. RouteLogic berekent automatisch welke routes het meest optimaal zijn om aan de klant te tonen. Zo behoud je optimale routes, terwijl klanten keuzevrijheid ervaren.
De afspraken module is beschikbaar als add-on.
Hoe werkt het?
Klanten kunnen een beschikbare datum en een tijdvak kiezen.
Zodra een klant een datum en tijdvak kiest, wordt er automatisch een route aangemaakt (als deze nog niet bestaat).
Bestaat er al een route op die datum, dan wordt de afspraak ingepast in een bestaande rit en wordt de route geoptimaliseerd. We houden rekening met de wensen van de klant en alle eerdere ingeplande opdrachten. Zo rijdt je altijd de meest efficiënte route.
Een opdracht maken die klanten zelf kunnen plannen
Wil je een opdracht in RouteLogic aanmaken waarbij klanten zelf een leverdatum en tijdvak kunnen kiezen? Volg dan deze stappen:
Maak een normale opdracht aan, maar selecteer geen (lever)datum.
Vul alle benodigde gegevens in zoals klantnaam, e-mailadres, telefoonnummer, eventuele tags en capaciteit.
Zodra je de opdracht opslaat, wordt er automatisch een e-mail gestuurd naar de klant.
De klant ontvangt een e-mail met een link waarmee hij/zij zelf de afspraak kan inplannen.
In RouteLogic kun je de status van de opdracht bekijken en zien of de afspraak al is ingepland.
Instellingen voor het inplannen van afspraken
Je kunt verschillende instellingen configureren om de afspraken module optimaal te laten werken:
Beschikbare tijdvakken: Je kunt meerdere tijdvakken op een dag beschikbaar stellen. Bijvoorbeeld van 09:00 - 17:00, of gesplitst in 08:00 - 12:00 en 12:00 - 17:00.
Maximaal aantal opdrachten per dag: Je kunt instellen hoeveel opdrachten er maximaal door klanten op een dag gepland mogen worden.
Tags voor voertuigen: Voeg tags toe om te zorgen dat klanten alleen ingepland worden in geschikte voertuigen.
Minimaal aantal dagen tussen afspraakverzoek en eerste afspraak: Stel in hoeveel dagen er minimaal tussen het versturen van het verzoek en de eerste beschikbare afspraakdatum moeten zitten.
Aantal dagen in de toekomst: Stel in hoeveel dagen vooruit klanten een afspraak kunnen maken.
Afspraakprofielen
Met afspraakprofielen kan je eenvoudig instellen wanneer jouw klanten zelf afspraken mogen inplannen en wanneer niet.
Ga naar "afspraken" in het menu". Je komt nu op een pagina waar je een kalender ziet:
Bovenaan kan je voor alle maandagen het gewenste afspraakprofiel kiezen. Je kan ook voor elke maandag afzonderlijk een ander afspraakprofiel selecteren. Dit kan handig zijn als je die dag niet levert omdat het bijvoorbeeld een nationale feestdag is.
Klik op "afspraakprofielen" om een afspraakprofiel te maken of te bewerken.
Geef je profiel een naam
Kies hoeveel opdrachten er maximaal gepland mogen worden (niet verplicht)
Geef eventueel aan of er voor dit profiel een tag verplicht is. Zo kan je bijvoorbeeld een profiel maken voor 2-mans levering waarbij je alleen 2 collega's hebt op maandag en donderdag. Het is hierbij wel belangrijk dat je een voertuig hebt die ook exact deze tag heeft en dat de afspraak die de klant maakt ook exact dezelfde tag heeft
Kies eventueel 1 of meerdere tijdvakken waaruit klanten kunnen kiezen en sla het profiel op.
Versturen van afspraak verzoeken
Zodra je een opdracht in RouteLogic zet (handmatig, via Excel of via de API) zonder datum, dan zal op de opdracht pagina een mogelijkheid zijn om een afspraak verzoek naar de klant te sturen.
Je ziet of er al eerder een afspraakverzoek is gestuurd naar de klant en je kan nogmaals een afspraakverzoek naar de klant sturen. Hiervoor klik je op de blauwe knop "Verstuur afspraakverzoek (opnieuw)".
Zelf een klant verzoek inplannen voor jouw klant
Mocht een klant je terug e-mailen of je spreekt hem telefonisch dan kan je ook direct zelf een afspraak voor jouw klant maken. Je kan dan klikken op "Afspraak inplannen". Via deze knop kan je zelf een afspraak voor de klant plannen.
In bulk opnieuw afspraak verzoeken sturen
Sommige klanten vergeten een afspraak verzoek in te plannen, geen nood! Je kan eenvoudig al jouw klanten die nog geen afspraak hebben gemaakt een nieuw afspraak verzoek sturen.
Dit doe je als volgt:
Ga naar "opdrachten"
Filter daar op "Geen afspraakdatum" en klik dan op "zoeken"
Je ziet nu alle opdrachten waarvoor de klant nog geen afspraak heeft gemaakt. Selecteer alle of enkele opdrachten. Je ziet nu een nieuwe optie verschijnen "verstuur x afspraakverzoek(en)". Als je hierop klikt krijgen alle klanten van deze opdrachten opnieuw een verzoek om een afspraak te maken.
Notificaties
Als je werkt met de afspraken module, adviseren we je in de communicatie duidelijk te maken dat klanten hun levering ontvangen binnen het gekozen tijdvak. Daarnaast kun je hen op de dag voor levering of de dag zelf een nog nauwkeuriger tijdvak sturen.
Dit kan door:
Automatische notificaties in te stellen.
Klanten te informeren bij de start van de route.
Notificatie template instellen voor afspraken module
Ga naar "Notificaties templates" en klik een template aan die je wilt aanpassen.
In de tabbladen aan de linkerzijde zie je het tabblad "Afspraken", klik hier op.
Er zijn 4 verschillende pagina's die jouw klant te zien krijgt.
Datum selecteren - de pagina die jouw klant te zien krijgt nadat hij geklikt heeft op jouw uitnodiging om een afspraak te maken
Tijd selecteren - de pagina die jouw klant ziet zodra hij een datum gekozen heeft. Jouw klant ziet hier de realtime beschikbare tijd(vakken).
Bevestigen - de pagina die jouw klant te zien krijgt als hij een datum en een tijd(vak) gekozen heeft.
Bevestigd - de pagina die jouw klant te zien krijgt als hij een datum en een tijd(vak) gekozen en bevestigd heeft.
Je kan gemakkelijk een voorbeeld bekijken (voorbeeld per stap) door rechtsboven de dropdown te gebruiken en daar de juiste status te kiezen:
Geplande routes met door klant gemaakte afspraken
Zodra je gebruik maakt van de module waarmee klanten zelf opdrachten kunnen plannen dan kan je ook zien in je plan scherm welke opdrachten dit zijn. Je kan de opdrachten herkennen aan de A die voor het adres staat:
Routes plannen met eigen opdrachten en door klant gemaakte afspraken
Het is in RouteLogic mogelijk om je eigen opdrachten en routes te plannen en tegelijkertijd klanten de mogelijkheid te geven om zelf afspraken te plannen.
Je kan dit op meerdere manieren aanpakken.
Maak zelf een planning zoals je dat altijd zou doen. Vink de voertuigen aan die je die dag wilt inzetten en selecteer de opdrachten die je wilt bezorgen/ophalen. Vervolgens bereken je de route. Als er op deze datum nog voertuigen zijn die beschikbaarheid hebben (o.a. tijd, capaciteit) dan kunnen klanten deze dag ook kiezen om hun opdracht op in te plannen (mits dit natuurlijk past in de route qua tijd, capaciteit etc).
Je maakt nog geen route aan maar laat klanten afspraken plannen. Zodra een klant op de dag dat je ook eigen opdrachten wilt plannen als een afspraak heeft gemaakt bestaat de planning voor die dag al. Immers als een klant een afspraak maakt genereren we voor die dag een planning. Open deze planning en plan hier je eigen opdrachten. Selecteer hiervoor je eigen opdrachten, zorg dat je de afspraken met een A (dit zijn afspraken gemaakt door klanten) niet uitvinkt en bereken de route. We optimaliseren dan de route met jouw opdrachten en de opdrachten waarvoor klanten zelf een afspraak hebben gemaakt. We houden dan ook rekening met het tijdvak dat de klant gekozen heeft.
Belangrijk om te weten bij variant 2: als een klant een afspraak maakt dan kiest hij/zij een tijdvak (bijv. 9-12u). Op dat moment communiceren we niet de exacte tijd die we bij hem/haar langskomen. Plan je nu zelf nog opdrachten in op deze route en in dit voertuig dan veranderd de tijd waarop deze klant zijn bestelling ontvangt, maar altijd binnen het gekozen tijdvak.
Als voorbeeld de klant plant zelf een afspraak in. In jouw planning die je dat de klant om 10.13u zijn bestelling ontvangt. Je plant zelf nog een afspraak in en na optimalisatie blijkt dat jouw opdracht het beste voor deze klant geleverd kan worden. De klant wordt nu niet op 10.13u geleverd maar om 11.10u. Nog steeds binnen het gekozen tijdvak maar een stuk optimaler voor jou.
Het is daarom verstandig om pas notificaties te versturen aan de klant als je route voor die dag echt definitief is. Bijvoorbeeld op de avond voor levering of in de ochtend. Zo kan jouw planning nog optimaler worden ingedeeld tot vlak voor het moment dat je tijden aan jouw klanten communiceert.
Kies je ervoor om de route zelf nog handmatig aan te passen door de volgorde van opdrachten te wijzigen dan dien je zelf goed te kijken of de klant nog wel in het tijdvak wordt geleverd dat hij/zij gekozen heeft. Kies je namelijk voor "volgorde behouden" bij het route optimaliseren dan negeren wij tijdvakken en ook het tijdvak dat de klant zelf gekozen heeft.
Voertuigen uitsluiten van zelf plannen
Wil je maar een beperkt aantal voertuigen inzetten die door klanten zelf gepland worden dan kan dat.
Maak voor de dag waarop je een beperkt aantal voertuigen beschikbaar wilt stellen een nieuwe route aan.
Selecteer alle voertuigen die je wilt inzetten.
Bereken je route met de opdrachten die je die dag wilt bezorgen/ophalen.
Zet vervolgens aan de rechterzijde van het plan scherm de voertuigen op slot die je vrij wilt houden / waarop klanten geen afspraken mogen plannen.
Wil je deze voertuigen later zelf nog inplannen dan haal je het slotje bij deze voertuigen weg, zet je de voertuigen die beschikbaar zijn voor het plannen van afspraken wel op slot, vinkje de opdrachten aan die je wilt inplannen en klik je op "route berekenen". RouteLogic zal dan de opdrachten inplannen op de voertuigen die niet op slot staan en de voertuigen waarop klanten afspraken ingepland hebben niet aanpassen.
Belangrijke aandachtspunten
Eén route per dag: Het is niet mogelijk om meerdere aparte routes op één dag te maken als je de afspraken module gebruikt. Zodra er een route is aangemaakt, kunnen zowel klanten als jijzelf alleen in deze route opdrachten plannen.
Voertuigen op slot zetten: Je kunt voertuigen in de route op slot zetten, zodat klanten hier geen afspraken in kunnen maken. Hierdoor kun je zelf je routes beheren zonder dat klanten deze beïnvloeden.
Gebruik van tags: Als je tags gebruikt om specifieke voertuigen aan bepaalde opdrachten te koppelen, zorg er dan voor dat minstens één voertuig deze tag heeft. Anders kunnen geplande opdrachten nooit worden toegewezen.
Met deze functionaliteit geef je klanten flexibiliteit in het plannen van hun afspraken, terwijl je als bedrijf controle houdt over de efficiëntie van je routes.