Stap 1: Voorbereiding
Zorg ervoor dat je een (betaald) Zapier-account hebt, afhankelijk van het aantal orders dat je verwerkt. Maak hier een zapier Zapier account aan.
Maak een account aan bij Routelogic en noteer het e-mailadres en wachtwoord van je Routelogic-account.
Stap 2: Een nieuwe Zap maken
Log in op je Zapier-account.
Maak een nieuwe Zap aan door te klikken op "Make a Zap" in het dashboard.
Zoek links naar je eigen applicatie, bijv. je webshop (WooCommerce, Lightspeed, Shopify of Magento) of een ander systeem zoals een CRM en rechts de Routelogic-app in Zapier en selecteer deze.
Selecteer een "event" in de dropdown en klik op "continue". In veel gevallen zal je een opdracht in RouteLogic willen aanmaken als er een nieuwe order gedaan is. Afhankelijk van jouw systeem zal dit bijvoorbeeld "order" of "new order" of iets wat er op lijkt.
Een event in Zapier is als een 'startknop' die wordt geactiveerd door een specifieke gebeurtenis of actie in een app, waardoor andere acties worden geactiveerd en automatisering in gang wordt gezet. Als je het event "new order" gebruikt dan zal Zapier zodra er een nieuwe order is de actie uitvoeren die je met Zapier ingesteld hebt.
Klik nu op "sign in" om in te loggen in bijvoorbeeld jouw webshop en om Zapier toegang te geven. En klik vervolgens als dit gelukt is op "Add account to continue"
Als je account goed gekoppeld is kan je nu een "test trigger" doen. Klik op deze knop om wat test data op te halen en de connectie te testen.
In de volgende stap zoek je de RouteLogic APP op in Zapier en selecteer je deze. Zorg dat je altijd de laatste versie selecteert.
Selecteer nu een "event". Je geeft hiermee aan wat Zapier moet gaan doen. Er zijn twee opties "Create task" of "Update task". Je kiest in dit geval voor "Create task" en klikt daarna op "continue".
Met "create task" maak je in RouteLogic een opdracht aan. Met "update task" update je een opdracht in RouteLogic.
Klik op "Sign in" en voer in de popup die opent (let op dat je popup blockers uitschakelt) het e-mailadres en wachtwoord van je Routelogic-account in om Zapier toestemming te geven gegevens uit te wisselen met Routelogic. Klik als dit gelukt is op "continue".
Stap 3: Configuratie van de Zap
In deze stap ga je Zapier zo instellen dat de gegevens uit jouw applicatie/webshop op de juiste plek komen in RouteLogic.
Door in het veld te klikken opent een dropdown met allemaal opties. Dit zijn velden die Zapier in jouw applicatie/webshop gevonden heeft en die jij hier kan selecteren. Selecteer voor alle verplichte velden een optie uit de dropdown of vul daar je eigen tekst in.
Als je zelf iets invult dan wordt dit voor elke opdracht zo naar RouteLogic gestuurd. Wil je dat een veld dynamisch is (zich aanpast aan wat er in jouw applicatie/webshop staat) dan kan je het beste een veld selecteren uit de dropdown.
In het voorbeeld hierboven zie je "Start time". Dit is een veld in onze eigen applicatie/webshop en willen we graag overnemen naar RouteLogic. Stel in onze webshop is hier een starttijd van 9:00u aangegeven dan zal dit voor deze opdracht ook in RouteLogic zo worden neergezet.
Is een start- of eindtijd niet beschikbaar in jouw applicatie/webshop dan kan je hier ook zelf een tijd invullen. Zorg wel dat je de juiste notatie aanhoudt 9 uur schrijf je als: 09:00 (met een dubbele punt).
Alle orders die in jouw webshop worden geplaatst worden dan nu naar RouteLogic gestuurd met een vaste starttijd om 9 uur.
Om het je makkelijk te maken hebben we al een aantal standaard templates klaar staan. Je kan zo'n template gebruiken als basis om jouw webshop te koppelen met RouteLogic. Alle templates vind je op deze pagina (scroll iets naar beneden om ze te zien).
Stap 4: Verifiëren en activeren
Controleer alle velden en instellingen in de Zap om er zeker van te zijn dat alles correct is geconfigureerd.
Sla de Zap op en geef deze een duidelijke naam om deze gemakkelijk te kunnen identificeren.
Je kan ook een test order versturen naar RouteLogic en in RouteLogic kijken of de order naar je wens wordt ingelezen.
Activeer de Zap om de automatisering tussen je eigen applicatie en Routelogic te starten.
Tips:
Zorg ervoor dat je secuur te werk gaat bij het invoeren van gegevens en het volgen van de instructies om te voorkomen dat de Zap niet correct werkt.
Zorg dat je alle verplichte velden invult.
Let op eventuele meldingen of fouten die tijdens het testen worden weergegeven en raadpleeg de documentatie of ondersteuning van Zapier of Routelogic als er problemen optreden.
Hoe kan ik van een orderdatum een bezorgdatum maken in RouteLogic?
In alle gevallen is de besteldatum / orderdatum niet het moment waarop je de bestelling ook weg kunt brengen. Er zit tijd tussen het bestellen en het bezorgen.
In onderstaand voorbeeld zie je hoe je in Zapier een aantal dagen kunt optellen bij de besteldatum om tot een goede bezorgdatum te komen. In dit voorbeeld is er gekozen voor 30 dagen maar je kunt hier ook bijvoorbeeld 5 dagen invullen.
Als je de velden in Zapier invult kiest je eerst in de lijst met standaard mogelijkheden de orderdatum of in dit voorbeeld "created at" zoals dat in Shopify wordt genoemd. Vervolgens type je daar achter: +30d (d staat voor dagen). Er worden nu 30 dagen bij de orderdatum opgeteld en deze order wordt in RouteLogic geplaatst met een bezorgdatum die 30 dagen na de besteldatum ligt.
Hoe maak je uitzonderingen in Zapier?
Soms wil je afhankelijk van de bestelling in jouw webshop wat anders naar RouteLogic sturen. Bijvoorbeeld als je orderwaarde boven de € 1000,- is dan wil je meer service op locatie leveren en moet de de servicetijd niet 5 minuten zijn maar bijv. 15 minuten. In dit artikel leggen we uit hoe je dit soort uitzonderingen kunt maken.
Hoe update je de status van een opdracht in jouw eigen systeem?
In je eigen webshop of CRM/ERP de status van een opdracht tonen? Dat kan. Maak hiervoor een losse ZAP aan.
In stap 1 van de ZAP kies je RouteLogic als App. Vervolgens kies je 1 van de onderstaande events.
Task completed = de opdracht is opgehaald/afgeleverd
Task created = de opdracht is aangemaakt in RouteLogic
Task deleted = de opdracht is verwijderd uit RouteLogic
Task scheduled = de opdracht is ingeplant op een route
Task updated = de opdracht is geüpdatet
Tasks updated = alle opdrachten op een route worden nu in 1 keer doorgegeven.
Wil je bijvoorbeeld weten in jouw webshop of CRM/ERP of een opdracht is afgeleverd dan kies je in stap 1 het event "task completed". Vervolgens voeg je in de ZAP jouw systeem toe en kies je wat er daar geüpdatet moet worden.
In bijvoorbeeld Shopify kan je de orderstatus updaten van "processing" naar "completed".
Ondersteuning Zapier koppeling
Zapier heeft fantastische support als jij je koppeling in Zapier met RouteLogic opzet. Vraag hun om hulp of raadpleeg hun eigen support pagina.
Wil je dat wij met je meekijken? Laat het ons even weten zodat we een afspraak kunnen plannen om met je mee te kijken. Het is hiervoor wel belangrijk dat je ons toegang geeft tot je account. Hoe je dat doet lees je hier.
Het gebruik van Zapier is gratis tot 100 tasks / maand. Een "task" in Zapier is een actie die uitgevoerd wordt, bijvoorbeeld 1 opdracht naar RouteLogic versturen. Update je later dezelfde opdracht dan is dit ook 1 task. Elke keer dat jouw zap wordt afgespeeld en er iets wordt gedaan door Zapier is dat 1 task.
Het is mogelijk om het aantal maandelijkse taken te verhogen. De kosten van Zapier vind je hier: https://zapier.com/pricing
Let erop dat je het juiste abonnement kiest voor de hoeveelheid taken die jij per maand door Zapier wilt laten uitvoeren. Ongebruikte "tasks" kunnen niet worden gecrediteerd door Zapier en niet meegenomen worden naar een volgende maand.