Je gebruikt je eigen Excel bestand.

Je gebruikt ons voorbeeld bestand en vult daar al je eigen opdrachten in.
​

een groen vinkje: alles is goed en de gegevens worden geimporteerd.

een rood kruisje: er is niet ingevuld (wat wel een verplicht veld is) of een veld bevat niet de juiste gegevens (zie hierboven welke gegevens we verwachten)

We kijken bij het importeren alleen naar de verplichte velden. Dit zijn velden die we minimaal nodig hebben om routes in RouteLogic voor jou te kunnen maken. Wil je ook de optionele velden importeren, klik dan op "toon optionele velden" en zorg ook dat daar alle velden goed ingesteld staan.

In sommige gevallen wil je tijdens het importeren van al jouw opdrachten deze opdrachten meteen een vaste waarde meegeven. Bijv. de servicetijd op locatie. Kies dan achter het betreffende veld de optie "vul bij alle opdrachten dezelfde waarde in" en vul zodra je dit gekozen hebt in het open invoerveld daarachter een getal of waarde in. Bijvoorbeeld 5 (voor 5 minuten). Tijdens het importeren geven we nu al jouw opdrachten een servicetijd van 5 minuten.

Een andere optie is "genereer een ID voor mij". Niet elk Excel bestand bevat een unieke ID voor elke opdracht. Omdat RouteLogic dit wel nodig heeft kan je met deze functie ons een uniek ID laten genereren voor elke opdracht.

Verwijder regel 1 niet (de koppen van de kolommen o.a. “external id”, “note” “date” etc)

Verwijder regel 2 en 3, deze opdrachten zijn alleen als voorbeeld

Vul vanaf regel 2 je eigen opdrachten in, één regel is één opdracht.

Zorg dat je opdrachten direct onder elkaar zijn ingevuld en laat geen regels tussen opdrachten leeg.

Sla je Excel bestand op als .csv bestand (niet als .xls of .xlsx)

Het nummer dat in jouw systeem gebruikt wordt om de opdracht te herkennen, bijvoorbeeld een ordernummer. Op basis van dit veld zorgen we er ook voor dat er geen dubbele opdrachten ingeladen worden, dus zorg ervoor dat het uniek is voor deze opdracht. Wil je een opdracht updaten? Dan kan dat door nogmaals het Excel bestand te importeren en hetzelfde ID aan te houden. De opdracht wordt dan niet opnieuw ingevoerd maar de gegevens van de opdracht worden bijgewerkt.

De datum waarop de opdracht geleverd of opgehaald moet worden.

Belangrijk hierbij is dat je dit datumformaat gebruikt: Y-m-d

Een datum moet dus als volgt zijn ingevuld (2021-11-02). Voor 2 november 2021.

Let op: bij het opslaan van een CSV bestand wil het datumformaat nog wel eens wijzigen (meer informatie op de laatste pagina)

De straatnaam van de persoon die de opdracht bestelde zonder huisnummer.

Het huisnummer van de persoon die de opdracht bestelde.

De postcode van de persoon die de opdracht bestelde.

De woonplaats van de persoon die de opdracht bestelde.

Een ordernummer, referentienummer of een andere omschrijving die je zelf kan bepalen. Dit kan handig zijn om soortgelijke opdrachten in RouteLogic te kunnen herkennen of om er op te kunnen zoeken. Zie het als een extra "ordernummer".

Vul hierin of het een opdracht voor levering of ophalen is.

Vul voor bezorgen “delivery” in

vul voor ophalen “pickup” in

De starttijd van het tijdvak van de opdracht (bijv: 08:00u)

Gebruik altijd een dubbele punt :

De eindtijd van het tijdvak van de opdracht (bijv: 19:00u)

Gebruik altijd een dubbele punt :

Bij het verplichte veld “date” (zie hierboven) geef je aan op welke datum de opdracht bezorgd/opgehaald moet worden. Vul je hier een datum in dan is dit de uiterste bezorgdatum. Zo maak je eenvoudig een datumsreeks waarbinnen de opdracht bezorgd/opgehaald moet worden. Bijv. bij “date” vul je 01-03-2023 in en bij “delivery from” 10-03-2023. Je opdracht heeft dan een datumreeks van 01-03 t/m 10-03-2023 zodat je de opdracht op deze data of daartussen kunt plannen in RouteLogic.

De naam van de persoon die de opdracht bestelde (dit kan alleen een voornaam zijn maar ook een voornaam met tussenvoegsel en achternaam).

Het e-mailadres van de persoon die de opdracht bestelde. Wordt indien aanwezig gebruikt voor het versturen van een e-mail met een link voor track & trace.

Het 06-nummer van de persoon die de opdracht bestelde. Wordt indien aanwezig gebruikt voor het versturen van een SMS met een link voor track & trace.

Het is ook mogelijk om een vast telefoonnummer in te voeren. Dit nummer kan niet gebruikt worden voor het versturen van een track & trace SMS. Wel kan de chauffeur via dit nummer contact opnemen met de contactpersoon.

Een optionele notitie die alleen zichtbaar is voor de chauffeur

Zorg dat dit veld alleen is gevuld met tekst en niet met speciale tekens

In dit veld kan je een url naar een pakbon, werkinstructie of ander bestand plaatsen. De chauffeur krijgt de link in zijn chauffeursapp te zien en kan door erop te klikken direct het betreffende bestand openen. Het is hiervoor wel belangrijk dat het bestand vrij toegankelijk is (zonder in te loggen).

De tijd die nodig is om de opdracht af te leveren in minuten

Je kan tot 3 capaciteit eenheden invullen in RouteLogic. We houden rekening met 1 capaciteitseenheid als je er bij een voertuig en opdracht maar 1 invult. Wil je dat we rekening houden met meer capaciteitseenheden, bijvoorbeeld m³ en stuks en kilogrammen dan kan dat ook. Vul in dit geval bij het voertuig en bij de opdracht alle 3 de capaciteitseenheden in.

Bij elk voertuig vul je bij capaciteit in wat de maximale hoeveelheid is per eenheid dat in dit voertuig past (bijv m³, stuks, pallets, kilogrammen etc). Vul bij het voertuig in wat het maximaal m³, stuks en kilogrammen is.

Geef per opdracht aan wat de m³, stuks en kilogrammen voor de opdracht zijn en wij houden er automatisch rekening mee zodat het altijd past in jouw voertuigen.

Bij elk voertuig in RouteLogic kan een getal ingevoerd worden voor de capaciteit. Zo kunnen qua capaciteit bijv. in een voertuig 100 eenheden. Als er hier bij één opdracht “10” wordt ingevuld is het dus mogelijk om maximaal 10 van dergelijke opdrachten in één voertuig te plannen.

Wil je de omschrijving van de eenheden aanpassen (standaard eenheden voor capaciteit zijn: stuks, kg, m3) dan doe je dit in je account instellingen onder het tabje "voertuiginstellingen"

De eenheden die jij invoert bij capaciteit worden dan getoond bij het bewerken/aanmaken van een opdracht en in de uitgebreide statistieken die je ziet zodra je een route plant.

Alle informatie over hoe je met capaciteit werkt kan je lezen in dit artikel.

Vul hier een 1 in als deze opdracht opgehaald moet worden. Vul hier een 0 in als de opdracht alleen weggebracht hoeft te worden (en niet meer hoeft te worden opgehaald).

Vul hier een 1 in als er voor deze opdracht getekend moet worden. Vul hier niks in of een 0, als er voor deze opdracht niet getekend hoeft te worden.

Een eventuele toevoeging op het huisnummer kan je hier opgeven. Is het huisnummer bijvoorbeeld “100a” dan vul je hier de “a” in. Het is ook mogelijk om het gehele huisnummer incl. toevoeging in te vullen bij het verplichte veld House number (zie hierboven)

Het land van de persoon die de opdracht bestelde.

Vul hier de 2-letterige ISO code van het land in (voor Nederland is dit: nl)

Hier is het mogelijk om de producten die opgehaald of afgeleverd moeten worden te tonen aan de chauffeur. Als voorbeeld: 1: tafel | 2: barkrukken

Het scheidingstekens voor verschillende producten is: |

Het scheidingsteken voor aantallen is: : , waar het aantal voor het scheidingsteken wordt ingevuld en de productnaam daarna.

Als er geen aantal wordt ingevuld, dan zal er standaard 1 worden gebruikt.

In dit veld kunnen barcodes of QR-codes worden toegevoegd bij een opdracht. Hiermee wordt het mogelijk om opdrachten codes mee te geven en deze met de scanner in de chauffeursapp te scannen.

Een code is verplicht als je wilt scannen, het aantal en beschrijving is niet verplicht

Vul je een omschrijving in dan is aantal ook verplicht

Spaties zijn niet toegestaan

De notatie van de codes in dit veld is belangrijk om het goed te laten werken. Als voorbeeld: 3STASW2872017,1,Doos1

Het is mogelijk om meerdere codes onder één opdracht toe te voegen. Hier voor gebruik je het scheidingsteken: |

Meerdere codes ziet er dan bijvoorbeeld zo: 3STASW2872017,1,Doos1|3STGPB075061749,1,Doos2

Vul hier in welke notificatie template we moeten gebruiken bij deze opdracht. Het nummer dat je hier kan invullen vindt je op deze pagina: https://app.routelogic.io/notification-templates achter de naam van de template. Vul je hier niks in dan pakken we de template die als standaard template staat ingesteld. Wil je klanten in hun eigen taal aanspreken dan kan je hier gemakkelijk meerdere templates maken en bij elke opdracht aangeven welke template je wilt sturen (bijv. voor Engelstalig klanten stuur de Engelstalige template).

Met deze kolom kan je opdrachten koppelen aan (vaste) voertuigen. Bijvoorbeeld als je wilt dat opdrachten altijd met een koelwagen worden weggebracht dan kan je bij elke opdracht de tag "koelwagen" meegeven. Voeg bij 1 (of alle) voertuigen ook de tag "koelwagen" toe en we zorgen ervoor dat opdrachten altijd in de juiste voertuigen worden ingedeeld. Meer informatie over tags kan je in dit artikel lezen.